FAQ
Vor deinem Projekt
Projektförderung:
Gemeinnützig tätige Organisationen, Vereine und Träger können einen Antrag auf Förderung stellen. Wichtig dabei ist die Gemeinnützigkeit!
„Fehlbedarfsfinanzierung“ bedeutet, dass wir dein Projekt mit fehlenden Geldern unterstützen. Bekommst du für dein Projekt von anderen Stellen (z.B. Stiftungen, Spenden) doch mehr Gelder als geplant oder nimmst du mehr Spenden ein, verringert sich die Förderung der „Partnerschaft für Demokratie Cottbus“ entsprechend, weil wir nur dazuschießen, was dir noch fehlt, um dein Projekt durchzuführen.
Ob ein beantragtes Projekt bewilligt wird, entscheiden die Mitglieder des Bündnis. In den Bündnissitzungen, die alle 2 Monate stattfinden, beraten die Mitglieder über die Projekte und geben ihr Votum ab.
Damit dein Antrag rechtzeitig zu einer Bündnissitzung vorliegt, solltest du diesen frühzeitig einreichen. Die Termine für die Abgabefristen findest du bei den Terminen des Bündnis.
Solltest du es nicht mehr schaffen, deinen Antrag rechtzeitig zur Antragsfrist einzureichen oder du stellst deinen Antrag genau nachdem gerade eine Bündnissitzung stattgefunden hat, besteht trotzdem die Möglichkeit, dass wir über deinen Antrag entscheiden. Allerdings läuft diese Entscheidung dann über das sogenannte „Umlaufverfahren“. Hier wird dein Antrag nur per E-Mail an die Bündnismitglieder gesendest und diese senden ihr Votum per Mail zurück. Der Haken: Die Mitglieder können nicht gemeinsam über das Projekt beraten, sondern müssen allein entscheiden. Der Antragstellende hat auch keine Möglichkeit sein Projekt im Vorfeld nochmal vorzustellen und eventuelle Fragen der Mitglieder zu klären. Dazu kommt, dass die Regelungen zur Abstimmung im Umlaufverfahren gegenüber der „normalen“ Abstimmung auch strenger sind. Daher solltest du versuchen, die Antragsfristen einzuhalten!
Projektantrag:
Zur Beantragung von Fördermitteln findest du in unserem Downloadbereich einen Projektantrag. Du kannst dir diesen herunterladen und schon einmal ansehen.
Hinweis: Bevor du einen Antrag einreichst, setze dich zur Projektberatung mit der Koordinierungs- und Fachstelle in Verbindung!
Tipp: Wir haben zur Beantragung eines Projekts einen kompletten Schritt für Schritt Leitfaden auf unserer Website. Schau dir diesen vorher an!
Für Jugendprojekte haben wir übrigens einen gesonderten Antrag und Förderhinweise. Schau mal hier vorbei: Zum Jugendfonds
Der Projektzeitraum hilft dir den Start und das Ende deines Projekts festzulegen, damit du den Überblick nicht verlierst. Gib ihn nicht zu knapp an, sonst könntest du bei deiner Projektumsetzung zeitliche Probleme bekommen. Bedenke nicht nur, wann die Höhepunkte deines Projekts stattfinden, sondern plane auch genug Vor- und Nachbereitung für dein Projekt ein! Ein Projekt beginnt ab dem Tag, an dem du dafür Vorbereitungen triffst, Angebote einholst oder auch deine Öffentlichkeitsarbeit bzw. Werbung für das Projekt startest. Und dein Projekt endet z.B. dann, wenn du auch Nachbesprechungen erledigen konntest und alle Rechnungen eingeflattert sind und du sie bezahlt hast.
Tipp: Plane für Vor- und Nachbereitungszeit ca. je 4 Wochen vor und nach deinen Projekthöhepunkten ein!
Der Projektzeitraum ist gleichzeitig auch der Bewilligungszeitraum (BWZ). Dieser steht ganz offiziell in deinem Zuwendungsbescheid. Hier geht es nur um formale Förderkriterien, da der BWZ im Zuwendungsbescheid den Start und das Ende deiner Projektbewilligung markiert. Dein Projekt darf nicht vor dem Start des BWZ beginnen und auch nicht nach dem BWZ enden!
Wichtig: Es darf vor dem Start des Bewilligungszeitraumes z.B. keine Öffentlichkeitsarbeit stattfinden oder bereits Gelder ausgegeben werden. Auch nach dem Ende des BWZ darf kein Geld mehr ausgegeben werden!
Während deines Projekts
Finanzen:
Auch, wenn wir mit unseren Fördergeldern so gut, wie möglich dein Projekt unterstützen wollen, gibt es Ausgaben, die laut dem Zuwendungsrecht nicht förderfähig sind.
Hier ein Überblick über typische nicht förderfähige Ausgaben:
- Pfand
- Tragetüten / Einkaufstaschen
- Alkohol
- Geschenke & Gutscheine
- Medikamente, Kondome, Hygieneartikel
Du bist dir bei einer Ausgabe unsicher?! Dann einfach anrufen bei der Koordinierungs- und Fachstelle. Ich helfe gern weiter!
Es kommt vor, dass während des Projekts nicht alles so läuft, wie ursprünglich geplant. Auch Ausgaben können sich ändern. Es ist möglich Kostenpunkte umzuwidmen, das heißt Gelder für Ausgaben zu verschieben. Dafür muss ein Antrag auf Kostenänderung gestellt werden.
Hier berät dich die Koordinierungs- und Fachstelle auf schnellem Weg. Einfach anrufen!
Auch hier gilt: Es kommt vor, dass sich während des Projekts geplante Ausgaben verändern. In einzelnen Kostenpunkten dürfen die Kosten 20% von der Plansumme übersteigen. Das ist ohne Antrag und Meldung möglich. Dafür müsst ihr aber die entsprechende Summe bei einem anderen Kostenpunkt abziehen. Betragen die Mehrausgaben in einzelnen Kostenpunkten mehr als 20% ist es möglich Kostenpunkte umzuwidmen, das heißt Gelder für Ausgaben zu verschieben. Dafür muss ein Antrag auf Kostenänderung gestellt werden.
Hier berät dich die Koordinierungs- und Fachstelle auf schnellem Weg. Einfach anrufen!
Dein Projekt ist bereits abgeschlossen und du hast Fördergelder übrig? Da wir nur fördern, was dir an Geld fehlt, musst du das übrige Geld an uns zurückzahlen. Wohin genau? Diese Info findest du in deinem Zuwendungsbescheid!
Zeichnet sich bereits während deines Projekts ab, dass du einige Gelder übrighaben wirst, greif zum Telefon und lass dich von der Koordinierungs- und Fachstelle beraten!
Sollte dies trotz guter Projektzeitplanung einmal passieren, bitte noch vor Projektende zum Telefon greifen und mit der Koordinierungs- und Fachstelle besprechen!
Falls du in deinem Projekt größere Aufträge vergibst, z.B. ein Caterer oder einen Veranstalter beauftragst und die Ausgabe schätzungsweise über einem Nettowert von 1.000,00 € liegt, musst du ein einfaches, dokumentiertes Vergabeverfahren starten. Dies erfolgt in 3 Schritten:
- Ausschreibung für deine benötigte Leistung formulieren,
- an mindestens 3 Anbieter senden
- eingegangene Angebote schriftlich vermerken im Formular „Vergabevermerk“
Üblicherweise erhält der Anbieter mit dem kostengünstigsten Angebot den Zuschlag für den Auftrag. Im Sinne des Wettbewerbs, sind andere Begründungen für eine Vergabe, wenn sie nachvollziehbar sind, auch möglich.
Fragen dazu gern an die Koordinierungs- und Fachstelle stellen!
Öffentlichkeitsarbeit:
Starte mit deiner Öffentlichkeitsarbeit / Werbung für dein Projekt so früh, wie möglich, aber auf keinen Fall vor dem Beginn deines Bewilligungszeitraumes! Wenn du Drucksachen (z.B. Flyer, Poster) zur Werbung für dein Projekt erstellst, muss unbedingt unser Förderlogo und das vom Bund mit drauf. Beide Logos stellen wir dir auf unserer Website (www.demokratie-cottbus.de/downloadbereich) in Kombination in 2 Versionen zur Verfügung.
Achtung: Deine Drucksachen müssen vorher freigegeben werden. Sende deine Entwürfe also im Vorfeld rechtzeitig an die Koordinierungs- und Fachstelle zur Freigabe!
Auch, wenn du keine Drucksachen zur Werbung deines Projekts erstellst, bitten wir dich bei jeder Gelegenheit auf unsere Förderung zu verweisen. Da reicht auch der Fördersatz.
Detaillierte Infos zur Öffentlichkeitsarbeit findest du im „Merkblatt Öffentlichkeitsarbeit“!
Uns und auch dem Bund, von dem die Fördergelder kommen ist es wichtig, dass die Projekte auch Werbung für das Förderprogramm machen. Manchmal wird diese Werbung durch die Träger aber vergessen, oder das falsche Logo wird verwendet. Durch die Freigabe soll dies vermieden werden. Die Träger können sich gleichzeitig sicher sein, alles richtig gemacht zu haben bei ihrer Öffentlichkeitsarbeit.
Unser Logo findest du immer aktuell auf unserer Website www.demokratie-cottbus.de im Downloadbereich! Bitte verwende immer das dort zum Download verfügbare Logo. Da sich im Laufe der Zeit die Logos auch mal ändern können oder leicht angepasst werden, bitte nicht einfach ungeprüft das Logo vom Vorjahr verwenden!
JA! Auf unserer Website informieren wir über alle anstehenden Termine aus euren Projekten und stellen eure Projekte vor. Ihr könnt uns dabei unterstützen! Sendet uns von eurem Projekt / eurer Veranstaltung / eurer Aktion 2-3 Fotos, die wir veröffentlichen dürfen per Mail an: pfd-cottbus@big-demos.de
Achtung: Bitte klärt im Vorfeld die Rechte an den Bildern und, ob die Personen, die eventuell zu sehen sind, mit der Veröffentlichung einverstanden sind!
Nach deinem Projekt
Sobald dein Projekt beendet ist, also dein Bewilligungszeitraum endet, hast du Zeit den Verwendungsnachweis für dein Projekt zu erstellen. Hier gibst du uns Infos zur Verwendung der Fördermittel und teilst uns mit, ob dein Projekt erfolgreich lief und du deine Projektziele erreicht hast. Dafür nutzt du unser „Verwendungsnachweisformular„. Dieses findest du im Downloadbereich unserer Website.
4 Wochen, nachdem dein Projekt beendet ist, siehe Ende deines Bewilligungszeitraumes, musst du den Verwendungsnachweis für dein Projekt bei der Partnerschaft für Demokratie Cottbus einreichen. Das genaue Abgabedatum findest du auch im Zuwendungsbescheid zu deinem Projekt. Für den Verwendungsnachweis verwendest du ausschließlich das Formular „Verwendungsnachweis“. Dies kannst du auf unserer Website www.demokratie-cottbus.de im Downloadbreich herunterladen.
Neben dem Verwendungsnachweisformular, welches bereits die Belegliste mit beinhaltet, reichst du weitere Unterlagen und Belege mit ein. Was genau dazu gehört, steht im Verwendungsnachweis und auch in den Nebenbestimmungen zu deinem Zuwendungsbescheid. Dein Verwendungsnachweis kommt vollständig bei uns an, wenn du Folgendes an uns gesendet hast:
- Verwendungsnachweisformular
- Belegliste
- alle deine Kaufbelege und Rechnungen im Original
- Kopien der Kontoauszüge (Zahlungsnachweise) von allen Zahlungen, die du nicht bar beglichen hast
- optional: Vergabevermerke, Teilnehmerlisten, Kopien von Honorarverträgen
Bitte denke daran, den Verwendungsnachweis und die Belegliste mit Unterschrift einzureichen!
Nach der Einreichung des Verwendungsnachweises wird dieser geprüft. Wir schauen, ob alle notwendigen Unterlagen und Belege dabei sind und prüfen, ob die finanziellen Angaben stimmen. In der Regel erhält der Träger nach dieser Vorprüfung eine Infomail, dass alle Unterlagen da sind oder er wird aufgefordert fehlende Unterlagen nachzureichen oder notwendige Korrekturen vorzunehmen.
Unsere Fördermittel sind Bundesmittel. Die Stadt Cottbus ist daher verpflichtet die Prüfung der Verwendung der Mittel von allen Projekten so auszuführen, wie es der Bund vorgibt. Eine Vorgabe ist die Prüfung von Originalbelegen.
Ihr habt noch Fragen?
Bei jeglichen Fragen, Unsicherheiten, ungeplanten Änderungen etc. den Weg zum Telefonhörer nicht scheuen! Die Koordinierungs- und Fachstelle ist dein erster und direkter Ansprechpartner während deines Projekts und berät dich gern zu allen Fragen und jederzeit!
Koordinierungs- und Fachstelle
Melina Fuentealba-Prötel
0163 3973417
pfd-cottbus@big-demos.de
